La rédaction joue un rôle majeur dans toute administration ou entreprise. Bien conçue, elle contribue activement à sa prospérité. Elle est la relation écrite au sujets d’opérations administratives (ou commerciales) entre administratifs et d’autres services administratifs, commerciaux, industriels, entre une personne et une administration ou encore entre personnes.

En effet, la réception du courrier, son enregistrement, son exploitation, la suite à lui donner et son classement en sont les phases essentielles.

La correspondance considérée comme messagère auprès des correspondants d’une administration ou d’une entreprise, la lettre doit inspirer confiance. Elle le fera grâce à son aspect extérieur, la célérité apportée à répondre. Quant au fond, on y appréciera le sens administratif traduit en un style soigné, bien adapté aux circonstances.

Très souvent encore traitée comme une activité mineure, la correspondance s’affirme partout où l’on a compris que la productivité était conditionnée et tributaire des rapports avec l’extérieur.

Elle constitue, avant tout, une économie de temps. C’est là un avantage capital. Qu’il s’agisse de renseignements à demander ou à donner, de commande à passer, d’une opération à réaliser, c’est la lettre qui permet d’agir de façon avantageuse, en épargnant aux personnes tout déplacement onéreux et toute perte de temps. Par conséquent une économie d’argent aussi, tant il est vrai qu’une lettre bien rédigée supplée à un déplacement coûteux. C’est elle qui touchera le destinataire à son adresse, dans son bureau, son atelier ou son magasin où elle ne risque pas de trouver porte close.

C’est encore la lettre qui remplacera la personne et dans tous les cas confirmera tout entretien téléphonique de quelque importance. Dans une lettre, chaque terme doit être pesé, médité. Par elle, l’expéditeur évitera des engagements désavantageux comme on risque d’en prendre facilement au cours d’un entretien verbal. C’est elle encore qui, dans certains cas, évitera des propos trop vifs au cours d’une conversation et que l’on regrette ensuite, souvent trop tard.

Enfin, la correspondance permet de constituer des monographies des affaires ou d’opérations traitées et garantit de ce fait un contrôle efficace, une vue nette des relations avec l’extérieur.